En matière d’enquêtes sur les violations des règles d’utilisation des médias sociaux, les employeurs doivent composer avec divers risques incluant les violations de la vie privée et de la confidentialité, les atteintes à la réputation et la malhonnêteté des employés, pour n’en citer que quelques-uns. Savoir comment gérer les cas de violation des règles d’utilisation des médias sociaux, et s’y préparer, est essentiel pour les employeurs d’aujourd’hui.

Utilisation personnelle des médias sociaux

Face à l’effacement des frontières entre le privé et le public sous l’effet des activités incessantes de publication et de discussion en ligne (souvent pendant les heures de travail), les employeurs se retrouvent à naviguer en eaux troubles. Dans le milieu de travail actuel, il faut s’attendre à ce que de nombreux employés consacrent une partie de leur temps de travail à vérifier leur vie numérique. Pendant ces vérifications fréquentes et rapides, il arrive parfois que les employés fassent de mauvais choix et que les employeurs soient dans l’obligation de déterminer ce qu’ils peuvent faire pour corriger le problème.

Dans la plupart des cas, les employeurs doivent enquêter sur la publication de commentaires désagréables au sujet de l’entreprise ou de la direction, ou parfois sur un conflit entre deux employés qui décident hâtivement – sous le coup de l’émotion – d’exposer leurs divergences sur la place publique. Dans certains cas, des employés publient des commentaires racistes ou sexuels inappropriés sur les médias sociaux. S’il est toujours important d’examiner minutieusement les faits, le point commun entre plusieurs de ces cas est que la conduite incriminée survient habituellement pendant les périodes de repos ou en dehors des heures de travail.

Enquêtes en milieu de travail sur l’utilisation des médias sociaux

Quels éléments les employeurs doivent-ils prendre en compte? Comment peuvent-ils optimiser la gestion des préoccupations liées aux médias sociaux et/ou les enquêtes à ce propos?

Une enquête s’impose pour obtenir des renseignements généraux permettant d’évaluer les mesures disciplinaires appropriées. La prudence dicte aux employeurs de réaliser une enquête même si la conduite n’a pas eu lieu au travail ou pendant les heures de bureau.

Les cas typiques conduisant à une enquête incluent les commentaires négatifs formulés par les employés au sujet de l’entreprise ou de leurs collègues, ou encore la publication d’images du milieu de travail sans le consentement de l’employeur ou de l’employeuse.

Une enquête est bien menée si toutes les preuves pertinentes sont rassemblées et si la personne employée a toute latitude pour fournir une réponse. Une fois que tous les faits pertinents sont obtenus, l’employeur ou l’employeuse est à même de déterminer si des mesures disciplinaires s’imposent, le cas échéant.

Mesures disciplinaires visant les activités sur les médias sociaux en dehors des heures de travail

Plus le lien entre la publication sur les médias sociaux et les activités et/ou clients de l’employeur ou de l’employeuse est étroit, plus des mesures disciplinaires sont probables. Il n’incombe pas à l’employeur ou à l’employeuse d’établir qu’il y a effectivement eu atteinte à la réputation. L’établissement de la violation d’une politique peut faciliter le congédiement d’une personne employée au motif qu’elle s’est livrée à une activité interdite sur les médias sociaux.

Un employeur ou une employeuse peut prendre des mesures disciplinaires ou même congédier une personne employée dont la présence sur les médias sociaux en dehors des heures de travail a eu un ou plusieurs des effets suivants :

  • il y a eu atteinte à la réputation de l’entreprise ou de ses produits
  • la personne employée est devenue inapte à remplir ses fonctions de manière satisfaisante
  • d’autres employés refusent de travailler avec cette personne ou le font à contrecœur
  • il y a eu une infraction grave au Code criminel
  • l’efficacité de la gestion et des fonctions de la main-d’œuvre ont été perturbées

Les facteurs atténuants doivent largement être pris en compte pour déterminer les mesures disciplinaires appropriées. L’employeur ou l’employeuse doit prendre en considération des facteurs comme les remords de la personne employée, son ancienneté, ses antécédents et le caractère potentiellement isolé et momentané de l’incident.

Pour se préparer à gérer les cas de violation des règles d’utilisation des médias sociaux avant qu’ils ne surviennent, les employeurs sont invités à discuter d’un plan d’action avec leurs juristes, leurs professionnels en ressources humaines et leurs responsables des communications.